Как организовать воинский учёт в компании, кто должен вести и какие штрафы грозят за нарушения

Почему воинский учёт — это не «бумажка ради отчёта», а обязанность

Ты можешь заниматься IT, продажами или логистикой — неважно. Если в штате есть хотя бы один мужчина призывного возраста, ты обязан вести воинский учёт. И дело не только в бюрократии — это требование закона. А за его нарушение можно легко нарваться на штраф или внеплановую проверку. Так что давай разберёмся по-человечески: кто, что и как должен делать в компании по этому вопросу.

Что такое воинский учёт и зачем он нужен работодателю

Ведение воинского учета — это систематизация сведений о сотрудниках, подлежащих воинской обязанности: призывники, военнообязанные, офицеры запаса. Государству важно понимать, кто где работает и кого можно привлечь в случае мобилизации, сборов или учебной подготовки.

Работодатель, в свою очередь, обязан:

• вносить информацию в личные карточки (форма Т-2),
• сообщать о приёме и увольнении военнообязанных,
• предоставлять списки в военкомат,
• хранить копии военных документов сотрудников.

Да, звучит как головная боль. Но это обязанность, прописанная в Положении о воинском учёте и статье 21.2 КоАП РФ.

Кто обязан вести воинский учёт в организации

Малый бизнес: нужен ли отдельный сотрудник?

Если в штате меньше 500 человек, ведением учёта может заниматься кадровик или другое ответственное лицо по приказу директора. Главное — чтобы он прошёл инструктаж или обучение.

Можно ли передать учёт на аутсорс?

Да, можно. Закон не запрещает поручить это кадровому аутсорсеру, но ответственность остаётся на директоре компании. То есть, в случае ошибок, штраф прилетит именно организации.

Основные обязанности по воинскому учёту

Какие документы нужно собирать и хранить

Работодатель обязан требовать у новых сотрудников:

1. Военный билет или приписное свидетельство.
2. Справку о постановке на воинский учёт (при наличии).
3. Паспортные данные с отметкой о военной обязанности.

Эти данные вносятся в форму Т-2 и в журнал учёта. Также формируются списки:

• лиц, подлежащих призыву,
• офицеров запаса,
• сотрудников, подлежащих постановке на учёт по новому месту работы.

Как взаимодействовать с военкоматом

Не реже раза в год компания должна:

• подавать актуальные сведения о военнообязанных,
• направлять извещения при изменении данных,
• содействовать вручению повесток (по запросу военкомата).

Как правильно организовать воинский учёт на предприятии

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Издать приказ о назначении ответственного.
2. Обучить назначенного сотрудника.
3. Организовать хранение и проверку военных документов.
4. Вести учёт в установленной форме (журналы, Т-2, списки).
5. Своевременно уведомлять военкомат об изменениях.
6. Подготовить годовой отчёт.

Типичные ошибки, которые допускают компании

• Не берут с сотрудников военный билет при приёме на работу.
• В личных карточках не отражены сведения о воинском учёте.
• Нет взаимодействия с военкоматом.
• Не назначен ответственный приказом.

Ответственность за нарушение правил учёта

Размеры штрафов и реальные кейсы проверок

Согласно КоАП РФ:

• За отсутствие учёта: штраф от 3 000 до 5 000 рублей на должностное лицо.
• За непредоставление сведений военкомату: до 10 000 рублей.

Бывали случаи, когда компания получала сразу несколько протоколов — за каждого сотрудника без учёта. А это уже десятки тысяч.

Так что проще заранее всё организовать, чем потом «разруливать» с проверяющими.

Лучше навести порядок, чем платить штраф

Воинский учёт — не страшный зверь. Это бюрократия, да, но вполне управляемая. Один раз всё организовать, составить шаблоны, пройти обучение — и дальше работа идёт почти на автомате. Главное — не тянуть до первой проверки. Потому что штрафы не шутят, и «мы не знали» — не работает.

1. Нужно ли вести учёт, если в штате только женщины?
Нет. Воинский учёт обязателен только для сотрудников, подлежащих воинской обязанности. Женщины под него попадают крайне редко (например, медики или связисты).

2. А если человек работает удалённо?
Воинский учёт обязателен, независимо от формата работы. Главное — есть трудовой договор? Значит, нужно учитывать.

3. Можно ли вообще не вести учёт в маленькой фирме?
Нет. Закон не делает исключений по численности. Даже если у тебя один программист-мужчина — ты обязан его учесть.

4. Где брать формы журналов и списков?
Формы можно скачать с официальных сайтов Минобороны, Госуслуг или получить по запросу в военкомате.

5. Как часто нужно обновлять данные?
Рекомендуется — не реже раза в год. Плюс — при любом изменении (смена фамилии, должности, паспорта и т. д.).