Экономика и Финансы

5 советов для продуктивных встреч в офисе

Эффективные офисные встречи нуждаются в структуре, порядке и потоке. Правильно общайтесь до, во время и после встреч, чтобы максимально использовать свое время и энергию. Взаимодействуйте с членами команды на каждом этапе процесса и спрашивайте отзывы о методах проведения встреч.

1. Определите ясную цель.

Когда вы приглашаете людей на встречу, определите четкую цель мероприятия, а также время и дату. Вы можете пойти дальше и установить время окончания для каждого пункта повестки дня.
Убедитесь, что ваше приглашение включает простую цель, повестку дня и соответствующую литературу. Вы не хотите, чтобы люди просто приходили на собрания — вы хотите, чтобы они приходили полностью осведомленными обо всей необходимой справочной информации.

2. Будьте готовы.

Вы (и все остальные в команде) должны точно знать, почему вы встречаетесь – и как прийти с соответствующими данными и справочной информацией.
Однако большая часть важной информации, которую необходимо знать вашим участникам, находится в их головах!

3. Подготовьте резюме.

Попросите каждого из членов вашей команды составить сводку работы, которую они проделали на сегодняшний день, и предоставить список решений или следующих шагов. Попросите участников поделиться этими резюме. Например, каждый человек может прочитать группе вслух резюме другого участника. Этот метод быстро помогает всем (люди с меньшей вероятностью будут импровизировать, читая чужие резюме).

4. Проводите интерактивные встречи.

Ничто так не заставляет вашу команду бледнеть, как чтение подготовленной речи или чтение лекции на экране PowerPoint. Если вы просто хотите поделиться информацией, не планируйте встречу – просто отправьте групповое электронное письмо. Если вы хотите, чтобы люди читали электронные письма, попросите их ответить им содержательными комментариями. Вы даже можете попросить людей оставить отзыв о недавних электронных письмах, когда увидите их в офисе.

5. Ведите запись встречи.

Выберите кого-нибудь, кто будет делать заметки во время встречи. Каждый участник должен получить копию этих протоколов как можно скорее после мероприятия.
Независимо от того, насколько ваша команда вовлечена в собрание, вы должны записывать идеи, стратегии и действия. Никто не хочет перефразировать те же проблемы на следующей встрече, потому что все забыли их решить.
Ведение записей обеспечивает два важных элемента после встречи: справочную информацию и подотчетность.

По теме:

Комментарий

* Используя эту форму, вы соглашаетесь с хранением и обработкой введенных вами данных на этом веб-сайте.