Вести такую переписку используя почту очень удобно. Одним из основных плюсов, является то, что эта переписка не требует незамедлительного ответа. Письма не расцениваются человеком, вторжением в личную зону. Как правило, людей раздражают телефонные звонки и сообщения в мессенджеры, но письма при этом имеют больший процент дочитывания, хотя их необходимо уметь писать правильно.
Оглавление:
Заголовок должен иметь смысл
Под словом «Осмысленные» не лежат фразы типа «Здравствуйте» или «Как ваши дела». Заголовок письма должен содержать его главную мысль. К примеру, если необходимо напомнить о том, что в ближайшее время сотрудники должны получить готовые печати и штампы, то лучшим заголовком станет фраза «Сроки получения печатей и штампов». Кстати, заказать изготовление печати без документов или штампа и получить его через час – это вполне реально.
Не отправлять письма без заголовка
Письма без заголовка воспринимаются получателями, как признак того, что отправитель ленивый человек. В основном все почтовые программы стараются подтолкнуть отправителя на то, чтобы он указал тему письма.
Письмо необходимо начинать с приветствия
Начинать письмо можно со слов «Здравствуйте» или «Привет». Употреблять фразы «Доброе утро» или «Добрый вечер» не рекомендуется, так как неизвестно в какое время суток получатель прочтет письмо. Хорошо, если отправитель добавит к слову приветствия имя. Например, «Привет, Ирина!». Так человек демонстрирует свое уважение к адресату. Уважение, очень полезно в деловой переписке.
Не писать письма заглавными буквами
В каждом письме фразы, написанные заглавными буквами воспринимаются как крик. Например, «Здравствуй! Когда вернёшь планшет?», это вопрос нормального человека. Тот же вопрос «ЗДРАВСТВУЙ! КОГДА ВЕРНЁШЬ ПЛАНШЕТ?», от такого письма получателя бросит в дрожь. Ведь он воспринимает этот вопрос как угрозу. Еще существует вариант того, как не нужно писать письмо. здравствуй! когда вернёшь планшет? от такого написания веет меланхолией. Правильное написание писем улучшает читабельность.
Подписывать письмо
Отправителю нужно в конце каждого письма ставить свою подпись. Перед фамилией и именем будет уместно написать фразу «С уважением». Это, безусловно, писать не обязательно, а вот фамилия и имя должны присутствовать.
Оставлять свои контактные данные
После имени и фамилии обязательно нужно оставить, как минимум, свой контактный номер. А в идеале написать все контактные данные, например, скайп, соц. сети и т. д.
Это ряд главных советов, которых необходимо придерживаться, при ведении деловой переписки.