В нашем современном мире каждый день увеличивается число фирм и государственных структур начинают ощущать необходимость в переходе от привычных бумажных документов к электронным носителям.
Данная необходимость вполне обоснована, так как система электронного документооборота http://sbis.usoft.ru/cost обладает рядом преимуществ.
Так, среди них можно выделить защиту документов от возможных повреждений, увеличение производительности, сокращение расходов организации, доступ к информации в случае необходимости, повышение эффективности во взаимодействии между отделами компании, коллективную работу, минимизацию ошибок и так далее.
Давайте рассмотрим, в чем заключается согласование документа. Этот процесс представляет собой проведение анализа уполномоченными структурами, а именно их должностными лицами, которые проводят проверку на соответствие содержимого проекта текущему законодательству и нормативной документации.
После этого делается заключение относительно целесообразности публикации документа. После поведения процедуры согласования начинается процедура утверждения – подписания, в ходе которой принимается решение. После этой процедуры согласованный документ получает статус действующего.
Чаще всего система электронного документооборота используется для согласования таких документов, как договора, приказы, письма и распоряжения, а также для подготовки бухгалтерской отчетности компании. После проведения согласования, документы выводятся на печать, а после подписываются.
Данная система позволяет провести согласование проектов документов по весьма гибкой схеме. Проект могут одобрить сразу же, а могут попросить внести в него коррективы. Важным моментом является обязательное сохранения его версионности, что позволяет возвратиться к его первоначальной версии или просмотреть его на любой стадии работы.
Действительно, здесь напрашивается вывод, что благодаря переходу на систему электронного документооборота можно существенно упростить, автоматизировать и оптимизировать процессы, заключающиеся в процессе создания документа, его согласования и утверждения.